6个你应该自动化的手工流程

作为管理后台办公室的控制者，任务列表似乎总是没完没了. 有永无止境的竞争问题和优先事项:人员配备水平, 内部客户需求, 事务的错误, 不断变化的业务需求.  

即使是大公司，拥有多个手动流程也是很常见的, 但这往往会导致人为错误. 此外，公司的发展可能导致员工工作时间更长，只是为了应付工作量.  长时间工作, 处理不满意的内部客户, 处理事务性错误的影响可能会让员工感到沮丧. 

 如果您的组织希望在您的流程中实现更高的效率和生产力, 是时候更聪明地工作了, 并不难实现自动化. 

为什么自动化很重要?  

 不断思考如何才能把事情做得更好，并不断质疑自己.——埃隆·马斯克

高绩效的财务总监和财务经理总是着眼于提高效率, 客户服务, 精度, 以及交易和流程的及时性. 许多事情推动了对自动化的需求, 但是会计流程自动化也有几个积极的影响: 

• 通过提高交易效率和/或周转时间来创建可伸缩性和客户满意度. 
• 降低每笔交易的成本——无需自动化, 随着公司的发展，交易量也随之增加, 运营费用持续上升. 实现自动化流程会占用一些前期资源，但从长远来看，通过大大降低每个事务的成本，可以很容易地获得回报.   
• 推动标准化-有效实施自动化, 必须制定一致的标准, 并删除手动流程中可能发生的一次性场景.  
• 改善及时性, 事务的跟踪和准确性——某些事务的自动化可以帮助减少人工错误，并通过系统提供可靠的事务流跟踪.  

自动化改善的6个领域: 

旅游预订 & 费用补偿: 

• 考虑处理差旅和费用的应用程序, 利用来自旅行预订的信息，最大限度地减少创建和处理费用报告的工作量. 旅客可以节省时间使用
  您的单一来源旅行预订应用程序, 在应用程序中维护他们的奖励计划, 公司可以直接访问旅游信息. 
• 在考虑应用程序时，以下可能是重要的功能: 
  • 手机应用程序，允许: 
    • 成像/收据捕获
      
    • 费用报表的创建/提交 
    • 批准  
  • 可配置的差旅和费用报告工作流，以及相关的审批 
  • 可配置的策略约束，以帮助遵守-旅行策略, 费用政策, 帐户编码
  • 公司信用卡数据接口功能-诸如日期之类的信息, 供应商, 金额可能与旅行相匹配 

每月结案流程:

• 许多erp都有上传日志分录的模板: 
  • 检查您的ERP是否有JE上传功能，并投入时间为每个重复出现的JE设置模板
  • 以适合上传模板的格式导出源数据 
• 考虑软件应用程序，帮助您处理关闭虚拟: 
  • 关闭检查表/任务管理 
  • 自动对账 
  • 日记账的自动化 
  • 诸如日记账分录和对账等任务的工作流/审批 
  • 报告/分析 

采购-采购订单(PO) vs. Non-PO采购: 

• 大多数公司的采购都需要PO，而其他公司则不需要.  采购政策应明确PO vs的要求. Non-PO购买. 
• 采购事项: 
  • 现有的ERP功能——该功能可能是非常基本的，由具有匹配功能的PO文档组成，或者可能包括更高级的功能. 
  • 实现策略遵从性的外部软件应用程序, 工作流功能, 通知, 供应商接口, 和报告. 
  • 允许表单设计和管理的内部应用程序可以用于不需要复杂的PO系统的基本跟踪和审批.
• 对于非订单采购，一个建议是设置和使用采购卡(P-Cards)。.  p -卡是可以设置限额的信用卡，以帮助管理非po采购, 它们提供了几个方便的好处:
  • 根据支出水平可获得的回扣. 
  • 通过减少AP员工接收和处理的发票数量，减少AP的工作量. 
  • 策略遵从性管理可以通过银行系统和卡相关控制(如卡限制和供应商MCC代码限制)来实现. 

应付账款:

• 手动接收、发送和处理供应商发票 需要多个接触点和员工的勤奋.  如果供应商没有将发票发送到中心点，发票可能会丢失或重复.
  
• ERP软件公司已经改进了他们的AP功能.  探索您的ERP系统的功能.
• 考虑将与ERP接口的应用程序，包括常见的功能，例如: 
  • OCR(光学字符识别)成像  
  • 用于策略遵从和批准的可配置工作流 
  • PO vs管理. Non-PO事务 
  • 可能与p卡或“幽灵”卡银行系统接口
  • 供应商付款处理 

工资 & 计时: 

• 手动时间表要求每个员工在表格上记录他们的时间, 其次是工资单员工必须将时间输入工资单系统和/或ERP. 通过实现可以连接到工资系统的计时软件来消除这种重复的工作. 
• 内部工资要求员工对不同司法管辖区的工资税和劳动法有专门的了解.  考虑使用外部工资单服务来利用工资单和税务功能. 大多数工资外包系统也有人力资源功能, 从而更好地协调会计和人力资源之间的关系.  寻找任何工资单系统的功能，例如: 
  • 导入功能-导入计时数据和/或其他工资/福利相关数据，用于工资计算 
  • GL映射的收入和扣除代码 
  • 工资单数据的导出功能-导出工资单数据的格式上传到您的GL 
  • 探索薪资系统通过API与财务ERP直接对接的潜力
  • 会计或人力资源部门使用的报告/分析 
  • 员工可用性查看工资单和更新或查看个人和税务信息 

减少或消除检查:   

• 支票支付比大多数电子支付方式花费更多, 因此，减少或消除检查次数可以节省运营成本.  
• 工资应以直接存入的方式支付, 或者工资卡, 这样既省钱又能让员工在线查看自己的工资单. 
• 费用报销应直接存入.  大多数自动化费用报告应用程序都具有向员工发送电子邮件通知的功能. 
• 可考虑的供应商电子付款类型: 
  • ACH支付——许多erp都具有通过电子邮件发送供应商汇款信息的功能，并具有ACH文件导出以上传至银行的功能. 
  • “幽灵”卡或AP信用卡-使用这些卡, 不产生塑料，但在银行设立了一个AP信用卡账户，专门用于供应商付款.  
  • p卡(采购卡)-与公司卡计划分开, 该信用卡程序可以单独设置不同的合规参数, 例如，对于非po类型的交易，或减少AP员工必须审查和设置付款的传统AP发票的数量.  

自动化各种流程可以提高会计团队的绩效, 员工福利, 使公司在不增加后勤成本的情况下实现增长, 并为会计管理提供了管理后台功能的可靠工具. 

“美国的正确之处在于，尽管我们有一堆问题, 我们有很大的能力——智慧和资源——来做些什么.——亨利·福特

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