贸易支出管理:挑战 & 如何避免它们

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适用于各种规模的消费品管理公司, 贸易扣减通常是P表上的第二大项目&L——也是最难管理的领域.

然而,它们对公司利润消耗的影响通常被管理层忽视或低估.

认识和规划贸易支出和收入扣除的复杂性是建立管理这一关键业务领域的流程的必要的第一步.

什么是贸易支出?

贸易支出可以定义为制造商为向消费者销售产品而向零售商提供的金额, 这通常是以销售额的百分比来衡量的.

贸易支出管理的挑战:

多年来, 我们看到许多客户在管理贸易支出方面遇到了许多挑战, 包括:

  • 跟踪正在进行的贸易活动
  • 清楚地了解贸易支出的投资回报率
  • 将贸易支出与预计的销售增长进行比较
  • 没有足够的准备金来应付扣减
  • 跟上大型分销商的步伐 & 拥有强大的会计和采购团队的零售商

如何避免贸易支出陷阱:

1. 使培训成为流程的中心

从头开始管理贸易支出, 通过确保每个员工了解公司的系统和流程.

为此,投资于员工的会计培训, ERP 以及贸易促进管理(TPM)系统. 要求跨职能团队使用记录系统,并为每个用户的角色设定明确的期望.

最后, 为员工提供文档化的流程,以便他们了解如何一致地应用政策和工作流程.

2. 了解贸易和其他扣除项目的总体情况

为了明智地消费, 你需要能够从每一个可能的途径预估扣除, 从销售代表和经纪人达成的交易到前一年活动的扣除.

了解你的销售组织所承诺的以及与典型促销相关的费率. 预测基础销售和增量提升的目标支出,并根据实际情况跟踪扣除.

基于这些交易, 你会看到从应收账款中扣除, 有时未经授权. 希望你的销售代表能够承认、回顾并理解所有的扣除. 依靠IRI数据和其他来源来验证零售商数量.

  • 经纪人. 经纪人在执行与客户的交易中也扮演着重要的角色. 小心谨慎, 由于经纪人可能会同意未经内部团队授权或与财务规定的交易费率一致的支出. 教育你的经纪人,在销售和经纪公司之间建立清晰的沟通和期望. 让你的经纪人负责任.
  • 贸易扣除. 贸易扣减是客户在贸易事件发生几个月后进行的,很难验证. 尽可能多地依赖经纪人来获得必要的文件.
  • 09事件. 审核后扣除将在促销活动后两年进行. 在资产负债表上保留准备金,以应付可能未全部支出的上年事项.

其他重要扣除

  • 提前付款的现金折扣: 大多数分销商和大型零售商根据付款条件和贸易条件进行系统的折扣. 但顾客可能会在货物进入库存当天开始计算提前付款截止日期, 不是你的发票/发货日期——相差最多10天. 客户通常在提前付款日期后30至60天内获得提前付款折扣.
  • 短缺: 如果客户在收到库存时确定出现了短缺,他们也可以扣减付款. 最好的防御措施是要求每次发货都有已签署的提单(BOL)和交货证明(POD). 现金折扣也发生在短缺扣减的情况下. 当客户后来“发现”并为产品记账时, 他们可能仍然接受现金折扣,即使这超出了条款.
  • 损害和战利品: 客户很难在没有证据的情况下证明这些扣除是合理的. 指派一个内部团队来验证它们.

某些零售商的库存验收做法导致大量短缺和短缺逆转.

遵循这些扣除的来龙去脉既耗时又昂贵. 让你的经纪人帮助管理这个过程,并让客户负责.

如果你的客户负责取货和运输产品, 勤于创建流程和程序,以避免“丢失”库存索赔.

3. 弥合销售、会计和财务之间的差距

如果没有明确的沟通和共同的目标,各部门可能会在不知不觉中以不同的目的工作.

通过清楚地确定和解释每个跨职能部门在业务成功中的作用,并解释为什么它很重要,来鼓励合作.

让领导负责在销售之间沟通团队合作的重要性, 会计和财务计算应计和管理扣除.

帮助建立对支出预期的适当洞察力, 建立贸易协议框架, 促销日历和预测模型, 并在整个组织中分享.

4. 验证扣除和支持文件

验证过程确保所有扣除都合法地基于与客户商定的贸易协议和条款. 但是要让这个过程起作用, 你需要确保组织中的每个人都在发挥自己的作用.

设置内部政策,以建立销售组织需要哪些文件来为促销活动提供会计信息. 这可能包括:

  • 签署贸易协议,明确促销类型, 事件日期, 产品包括和折扣金额
  • 贸易日历显示与每个零售商或分销商计划的活动
  • 如果由于缺乏库存而无法完成订单,请了解您的责任. 经销商将在一年后回来扣除(他们聘请审计公司来研究这种类型的扣除)

制定内部政策,以确定您需要客户服务部门提供的文件, 分配设备或装配设备, 而货运公司为了防止短缺索赔.

包括以下内容:

  • 司机签署的提单,包括装运细节(数量,项目等).)
  • 客户签署的POD,包括装运细节或装箱单
  • 根据您的客户协议,在接收时需要的任何其他文书工作

在争议扣除方面,重要的是要勤奋和及时. 从你的销售代表和经纪人开始, 然后联系客户的AP部门以获得正确的路由指示.

记住要详细记录你所有的交流.

5. 利用员工管理数据验证

客户提供的扣除支持可能包括大量的产品数据,这些数据必须与某些促销活动和合同进行核对.

这些堆积如山的信息会给负责排序和验证数据的推理团队带来挑战. 此活动可能非常耗时,并且可能包括过滤数百个行项,以为销售和财务团队提取有意义的财务情报.

确保你的应收账款和扣除团队有足够的人手, 因此,它们可以提供及时和相关的数据,使管理层能够有效地评估贸易支出.

虽然对于这些常见的问题没有灵丹妙药, 只要走在他们前面,就可以最大限度地减少对P的挑战&并防止贸易支出失控.

利用贸易支出的例子

你在9月提供零售层面的贸易协议, 为了利用这次交易,经销商订了比平时更多的货.

但是,由于生产限制,你们无法完成全部订单. 在交易期间做空分销商PO将导致在一到两年内审计扣除您无法完成的差额.

会计部门应该意识到这些短期的订单将不可避免地产生退款.

客户订购比平时更多的产品,以利用贸易优惠. 如果客户不能销售所有的产品,并且它在他们的系统中存在,则可能会发生扣款.

客户使用主箱作为度量单位(UOM)订购给定数量的产品。, 但是你们是用混合托盘运输产品的. 客户将项目作为不同的UOM签入到他们的仓库, 什么导致收到的产品“短缺”.

为了避免这个问题, 使用标签,清楚地将托盘标识为单独的可销售物品, 迫使接收方将托盘分解为订购的产品级别.

将一切结合在一起

CPG公司 面对激烈的竞争和微薄的利润进入当今瞬息万变的市场.

通过将正确的过程和实践放在适当的位置,您可以 授权跨职能团队 各部门在整个组织内共同努力,积极监督贸易支出.

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